首页 > 海外风采 > 海外文摘 >  正文

简洁的公司会赚钱

2017-11-16《海外文摘》

  彻底整理办公区域

  大大的办公桌上分两列各摆放着4台显示器,等距的排列方式好似用尺子量过一样。这个如艺术作品一般的房间是设计师佐藤可士和创办的SAMURAI事务所。“整理”可谓可士和的代名词,2007年他的著作《佐藤可士和的超整理术》以20万本的销量登上了图书热销榜。

  可士和说:“在很大程度上,设计工作就是伴随创意的‘整理’工作。整理办公室也是工作之一,不能因为忙就把这项任务延后,要为了提高工作效率而整理。”

  SAMURAI事务所里的一切物品都有固定位置,公用物品很多,私人物品很少。一般公司的办公桌上会放一些个人使用的便签、纸巾等,这些在SAMURAI都是公用的。透明胶放在架子第一层的左边,记账单则在下面一层,电线也以美观的方式卷起来固定放置。

  一起负责某个项目的3名员工不会分别保存资料,而是将资料放在一个固定的置物盒里,合作者的名片也统一由一人保管,这样他们持有的名片总数就能缩减至过去的三分之一,易于管理。SAMURAI通常会同时推进30个工作项目,共享资料大大节省了空间,而且在负责人不在的情况下,其他人也能顺利地接替他继续工作。在这里结束了一年实习的大学生说:“现在我即便在家,看到物品没放在原本的位置都会觉得不舒服。”

  制定规则是SAMURAI式整理术的精髓。整理不是指变换物品的位置,而是判断它是否是必需品。经理佐藤悦子说:“只要在初期设定好要求,普通人也能按规定毫不犹豫地执行。”现在由设计师笠原智敦率领员工们进行整理作业。回想起刚进事务所的时候,笠原说:“我算是比较认真的了,但也没能从真正意义上做到‘整理’,因为我判断不出应该扔掉哪些东西。”对工作逐渐熟悉之后,笠原从可士和身上学会了判断的方法,将必需品与非必需品分开,明确固定位置,并保持下去。

  尽可能电子化

  周一早晨是SAMURAI的例行整理时间。全员确认工作进展情况,整理日程,明确完成时间,拿出装有项目文件的文件夹,挑出不需要的内容,旧版本文件则直接用碎纸机处理掉。最近公司新设了一台打印机,笠原说:“最新式的打印机可以联网,墨粉用完以后机器能自动下单订购墨盒,这样原来负责采购墨盒的员工就少了一项任务。”

  电子化与电脑空间的整理也是SAMURAI事务所的重要特点。悦子的办公桌上总是堆满了各种纸质文件,每天都有刊登事务所宣传内容的杂志、发票、样张、合同等等。她灵活运用便携式扫描仪处理文件,尽量做到文件电子化,清理掉非必需的纸质文件。不能立即判断出是否必要的东西则暂时存入“临时收纳盒”,这个收纳盒既存在于现实,也存在于电脑空间。悦子有空时再对盒子里的文件进行分类,如果存放时间超过了一个月,就果断丢弃。悦子说:“精神的富余与空间的富余之间有着密切的关系。”

  在SAMURAI,电脑文件夹的命名也有一定的规则。假如同时使用不同形式的命名方式,例如“UNIQLO_001”和“001优衣库”并存,就会造成混乱,所以工作室制定了相应的命名规定。

  在对空间和信息做完整理之后,就进入了整理思想的阶段。可士和在这一点上做到了极致。他有时需要在一天内参与7个项目的研讨会,但是整个过程中他几乎从不做笔记,而是当场做出判断。可士和说:“重要的不是记忆,而是感觉。认真听,仔细观察,就能很快做出决定。”“整理思想”能够引导人们理解问题的本质,及时获得对策。

  会前沟通没必要

  对于许多公司而言,敌人不在外,而在内。举个例子,开发新产品时,制造部门会问:“怎么生产这件产品?”营业部门则质疑:“卖不出去怎么办?”公司内部的混乱抑制了自身的发展。生产、销售日用品的日本公司爱丽思欧雅玛并不存在这样的问题。这家公司可以在一年之内开发1000多款新产品,最近3年内推出的商品的销售额占到了总销售额的五成,十年间产品销量翻了一番。

  爱丽思欧雅玛是通过内部整理,才具备了“持续、快速推出新产品”的优点。公司对决议系统进行了简化。每周一9点40分准时召开新产品开发会。以社长为首,知识产权、品质管理、生产技术等部门的50名员工出席会议,用一天时间裁决五六十件提案。由于各个部门齐聚一堂,就没有必要再做会前沟通。

  如果没有新产品开发会,负责人就需要花费大量的时间说服公司内部的反对力量。而在新产品开发会上,所有相关人士都参与交流,无需繁杂的过程。提案介绍完毕后,各部门进行简单提问,所花时间不过3分钟。

  举个例子,2012年爱丽思欧雅玛推出的电磁炉成为热销产品。当时市场上的主流电磁炉均须以200伏电压供电,日本的普通家庭需要对电路进行施工改造后才能使用。消费者抱怨这样既费时又费钱,在新产品开发会议上,有人提出推出以100伏电压供电的微控产品。但是,一般来说厂商追求的是“进化”,生产比别家电压低的商品倒像是一种“退化”。

  这东西卖得出去吗?会议现场一片哗然。负责人解释说:“100伏电压的产品不需要用户特殊设置,可以连接日本本土的所有插座。消费者不用再费劲更改家里的电路,就算搬家也能照常使用。”

  在最前排聆听发言的社长大山健太郎肯定了这项提案:“明白了,我觉得不错。”提案者没有站在厂家的角度,而是表现出对消费者不满的理解,社长对此给予了高度评价。商品开发部经理佐藤耕平说:“由于直接得到了公司高层的认可,我们无需再花费精力斡旋。”


分享到:
  •     已有条评论
最新评论